En ubetalt faktura kan hurtigt fylde mere i kalenderen end forventet. Som konsulent skal du først kontrollere, om betalingen er kommet ind, derefter skrive til kunden og måske ringe igen nogle dage senere. Imens venter et tilbud, en analyse eller forberedelsen til et kundemøde. Når gentagen opfølgning tager tid fra nye kundeopgaver, handler det ikke længere kun om, hvornår pengene kommer. Du må også tage stilling til, hvem der skal stå for det videre arbejde med at få fakturaen betalt.

Når opfølgning på en faktura afbryder kundeopgaverne

Det enkelte opkald tager måske kun fem minutter. Men du skal også finde fakturaen, læse den seneste mail og notere kundens svar bagefter. Gentager det sig flere gange, bliver administrationen en tilbagevendende opgave uden en tydelig slutdato.

Bruger du et kvarter på hver opfølgning og gør det fire gange, er der gået en time, som kunne være brugt på en ny opgave. Det betyder ikke nødvendigvis, at du har mistet en times fakturering. Tiden kunne også være gået til tilbudsarbejde eller forberedelse. Den har stadig en værdi for din forretning.

Sæt derfor en konkret ramme for din egen indsats. Beslut eksempelvis, hvornår du gennemgår manglende betalinger, og hvad der skal ske, hvis kunden ikke reagerer. En fast ugentlig gennemgang kan begrænse de små afbrydelser. Samtidig får du et fast tidspunkt til at vurdere, om endnu en personlig henvendelse bringer sagen videre eller blot gentager det, du allerede har forsøgt.

Afklar årsagen, før du vælger næste skridt

En overskredet betalingsfrist fortæller ikke i sig selv, hvorfor kunden ikke har betalt. Fakturaen kan være sendt til den forkerte modtager, mangle en aftalt reference eller afvente intern godkendelse. Kunden kan også være uenig i beløbet eller utilfreds med det arbejde, du har leveret.

Spørg konkret, om fakturaen er modtaget, og om kunden har indsigelser mod kravet. Hvis svaret er, at betalingen er på vej, så bed om en bestemt betalingsdato frem for et løst løfte om, at det sker snart. Notér svaret, så næste henvendelse tager udgangspunkt i en faktisk aftale.

En indsigelse skal undersøges. Mener kunden eksempelvis, at fem konsulenttimer ligger uden for aftalen, bør du finde dokumentationen for netop de timer. Et inkassoforløb afgør ikke i sig selv en uenighed om leverancen. Skeln derfor mellem manglende betaling af et accepteret krav og en reel tvist. Ved en tvist skal der først skabes klarhed om aftalen, opgavens omfang og det beløb, du mener at have til gode.

Hvad Dansk Inkasso kan hjælpe med ved en ubetalt faktura

Inkasso er inddrivelse af et forfaldent krav. Dansk Inkasso håndterer inkasso for virksomheder og kan hjælpe med inddrivelsen, når du ikke længere ønsker selv at stå for den gentagne opfølgning. Ved at overdrage sagen kan du lade andre håndtere arbejdet med betalingskravet, mens du koncentrerer dig om konsulentopgaverne.

Inden du overdrager sagen, bør du afklare, hvilke opgaver Dansk Inkasso overtager, hvilke oplysninger du skal levere, og hvornår du eventuelt skal involveres igen. Bed også om de gældende vilkår og en forklaring på mulige omkostninger. Få præciseret, hvad den aftalte inddrivelse omfatter, og hvilke yderligere skridt der kræver din særskilte accept.

Et inkassovarsel skal som udgangspunkt give kunden mindst ti dage fra afsendelsen til at betale, før der tages yderligere inddrivelsesskridt, som påfører kunden omkostninger. Få vurderet, om dit tidligere brev opfylder kravene, og hvem der ellers sender varslet. Overdragelsen er ikke en garanti for betaling. Derfor bør både arbejdsfordeling og økonomi være tydelige fra begyndelsen.

Saml materialet uden at bygge et stort arkiv

Du behøver ikke beskrive hele kundeforholdets historie for at forklare et betalingskrav. Start med de dokumenter, der viser, hvad I aftalte, hvad du leverede, og hvordan beløbet er beregnet. Materialet skal kunne forstås af en person, der hverken kender projektet eller de samtaler, du har haft med kunden.

• Aftalen eller det accepterede tilbud med pris og betalingsvilkår.
• Fakturaen med fakturanummer, beløb og forfaldsdato.
• Relevant dokumentation for leverancen, eksempelvis en afleveringsmail eller timeopgørelse.
• Rykkere, eventuelt inkassovarsel og kundens svar.
• Oplysninger om delbetalinger, kreditnotaer og andre ændringer i saldoen.

Giv filerne korte, tydelige navne, og udelad uvedkommende projektmateriale. Har kunden fremsat en indsigelse, skal den med, også selv om du mener, at den er forkert. Det giver et mere retvisende grundlag for at vurdere sagen.

Kontrollér samtidig, at fakturaen stadig er ubetalt. En indbetaling kan være bogført med en anden reference end forventet. Kontrollen er især relevant, hvis der er gået nogle dage mellem din sidste opfølgning og overdragelsen. Notér datoen for din seneste afstemning, så det fremgår, hvornår du sidst har kontrolleret det udestående beløb.

Kan jeg følge sagen hos Dansk Inkasso online?

Muligheden for at følge sagen online hos Dansk Inkasso giver dig adgang til at orientere dig om forløbet uden at skulle bede om en opdatering hver gang. Få ved oprettelsen forklaret, hvilke oplysninger du kan se, hvordan du får adgang, og hvor du finder eventuelle beskeder, som kræver svar fra dig.

Tjek sagen på et fast tidspunkt, eksempelvis sammen med den ugentlige gennemgang af tilgodehavender. Ellers risikerer de løbende statustjek at blive endnu en afbrydelse i arbejdsdagen. Skeln også mellem en registreret aktivitet og en faktisk indbetaling. En ændring i sagens status er ikke nødvendigvis udtryk for, at der er kommet penge på kontoen.

Er en status eller besked uklar, så spørg, hvad den betyder, og om du skal foretage dig noget. En kort tekst kan beskrive et enkelt trin i forløbet uden at fortælle, hvad der skal ske bagefter.

Hvad gør jeg, hvis kunden kontakter mig undervejs?

Ringer eller skriver kunden, efter at sagen er overdraget, kan du fortsat svare sagligt på spørgsmål om selve konsulentopgaven. Spørgsmål om betaling, frister og eventuelle afdrag bør du koordinere med Dansk Inkasso. På den måde undgår du, at kunden får forskellige beskeder fra dig og den, der arbejder med inddrivelsen.

Modtager du en betaling direkte på din egen konto, skal du give besked hurtigst muligt. Oplys beløb og betalingsdato, og henvis tydeligt til fakturaen. Så kan oplysningerne i sagen blive afstemt, og den videre opfølgning kan ske på baggrund af den korrekte saldo.

Kommer kunden med en ny indsigelse eller et forslag om at afslutte sagen mod betaling af et lavere beløb, så gem henvendelsen. Få afklaret konsekvenserne, før du accepterer noget. Se især efter, om forslaget også omfatter renter, omkostninger eller en endelig afslutning af alle krav mellem jer. En aftale om én faktura bør ikke efterlade tvivl om, hvordan jeres øvrige mellemværender skal håndteres.